新入社員の研修を行わなければいけないのだけど、新型コロナウイルス感染拡大防止のためにみんなテレワーク。

人事部も例外ではなく、給与計算もテレワークでできてしまうし、面接もオンラインでやるのに応募者も慣れてきている。

でも、新入社員研修ってどうすればいいのかな？

新入社員研修の組み立てに頭を悩ませる研修担当者の方も多いのではないでしょうか。

テレワークが実施されている中での新入社員研修をどのようにやったらいいかを考えてみたいと思います。

1 リモートでもリアルでも新入社員研修の目的は同じ

 

まず、前提としてこの記事は新入社員研修の目的が定まっている会社の人事の研修担当者の方向けに書いています。

新入社員研修ではそもそも何をやったらいいんだっけという話はこの記事の本題ではないので、機会があればまた別の記事で書きたいと思います。

これまでリアルで新入社員研修を行ってきて、自社に必要な研修カリキュラムが組み立てられているものの、新型コロナウイルスの感染拡大のために、リモートで新入社員研修を実施する事になった。

どんな風に新入社員研修を進めたらいいのだろう？というのは当然の疑問だと思います。

ただ、大事な事はリモートワークになったからと言って新入社員研修の目的が変わった訳ではなく、対面で研修を行った場合と求められる成果は同じであるという事です。

つまり、ここで考えなければいけないのは、対面で研修を行った場合とリモートワークで研修を行った場合との違いは何で、その違いを埋めるためには何をしなければいけないかという事です。

もう既に気付いている方もいらっしゃると思いますが、根本の部分ではこれは新入社員研修に限った話ではなく、リモートワーク全般で考えるべき話です。

根本の部分ではそうなのですが、新入社員研修特有の問題もあるので、もちろんそこも併せて考えてみたいと思います。

2 リモートで新入社員研修　ツールは何を使えばいいの？

ツールは普段社内のリモートワークで使っているものをそのまま使えるのであれば、それがベストです。研修後の通常業務に円滑に移行できるためです。

会社のセキュリティーポリシーや新入社員の人数によりますが、メジャーなところでzoom、Teamsなどを使っている会社が多いと思います。どちらを使っても全く問題なく新入社員研修を行う事ができます。

知名度では劣りますが、セキュリティー重視であればFACEHUBを使うのがよいです。IDCフロンティアのDCを利用し、メディアもSRTPで暗号化しているので、情報漏洩への対策がしっかりなされています。

商談用にbellFaceを使っているので、それをそのまま使おうと考えていらっしゃる方もいるでしょう。

しかし、bellFaceは音声通信には電話回線を使っているのでセキュリティはばっちりですが、Webで完結しないため設定が面倒なのが難点です。また、もともと商談用のシステムのため、接続人数の上限が5人となっているので、新入社員研修に使うのには向きません。

3 リモートで新入社員研修　ツールの使い方の説明は必要？

中には設定がものすごく複雑なシステムもあるようですが、一般的に使われているツールであればほとんどが簡単な設定で使えます。

サービス提供者によって用意されているガイダンスの動画が英語だったりするものもあるので、何も説明なしではちょっと厳しい場合はスライド1枚に操作手順を写真付きでまとめて渡す程度で大丈夫だと思います。

使い始めの頃はうまく使えない新入社員が出てくると思いますが、難しいものではないのですぐに慣れると思います。

4 リモートで新入社員研修　リアルとの情報の差を埋める事が必要

先ほど根本の部分では新入社員研修であっても既存社員の業務であっても問題は同じと書きましたが、その根本の問題とは何かというと、テレワークの方が対面でコミュニケーションをとるよりも情報量が落ちるという事です。

リモートワークの場合はWebを通しての会議とテキストのやりとりというのが主なコミュニケーションの取り方になるので、オフィシャルな会議の場以外での会話でとられるコミュニケーションが極端に減ります。

ここを補うためには、マンツーマンのコミュニケーションの場を「意識してつくる」事が必要です。なぜなら、会議の場ではオフィシャルな発言をせざるを得ないので本音を言えない場合も多いですし、そこから派生する周辺情報について話す場もないからです。

特に新入社員の場合はまだ社内の人間関係が構築できていないので、このコミュニケーションの場は研修担当者がつくってあげる事が必要になります。

例えば、Web会議で商品の販促キャンペーンについての話が出てその会議が終わった後に、新入社員のAさんに、ベテラン社員であるBさんにキャンペーンで使う販促ツールについて情報をもらって、まとめて報告して欲しいという感じです。

もちろんBさんには事前に新入社員から連絡が行くので、対応をお願いしたいという事を研修担当者から言っておきます。

これを意識して積み重ねる事によって、リモートワークで減るコミュニケーション量を意識して増やす事ができます。

もちろん、既存社員の業務であっても同じ事が言えます。Webでの全体会議をオフィシャルな場とすれば、マンツーマンでのコミュニケーションをアンオフィシャルなコミュニケーションの場として意識してこれをつくるのです。

5 リモートでは新入社員が人間関係をつくる場が少ない

 

新入社員は未だ社内の人間関係ができていません。

新入社員は対面で色んな人とコミュニケーションをとる事によって徐々に社内の人間関係をつくっていきますが、リアルでのコミュニケーションができないので、やはりリモートワークでは人間関係をつくるのに時間がかかります。

これへの対策も、先ほど書いた通りマンツーマンのアンオフィシャルなコミュニケーションの場を意識して増やす事が有効です。

それと、今は割と普通に行われるようになってきたオンライン飲み会を開催するというのもいいと思います。

人間はコミュニケーションをとる相手がどんな人なのかが分からないと、警戒してなかなか積極的なコミュニケーションをとらないものです。

オフィシャルな場のみではその人のオフィシャルな面、つまりその人が意識してつくっている表向きの顔しか分からないので、なかなかその警戒心は解けません。

つまり、アンオフィシャルなコミュニケーションの場をいかにつくるかという事が大事です。場さえ設定できてしまえば、あとは参加者同士が勝手にコミュニケーションをとって仲良くなってくれます。

 

6 リモートでは新入社員が社風を理解しにくい

その会社その会社で、何を目指すのか、目指すもののためにどんな考え方を大切にしているのか、どんな仕事の進め方がよいとしているのかというのが大きく異なります。

会社も一つのコミュニティーなので、会社ごとに異なった文化が形成されます。新入社員はそのコミュニティーの一員として、そのコミュニティーの文化を理解する必要があります。

きちんとこの文化が全社員に浸透しているかどうかによって、会社の出せる成果が大きく異なってきます。

極端な例ですが、例えばスピード感重視のベンチャー企業がスピードを会社としての是としているのに、決められた事を時間をかけてでも正確にこなす事を重視する公務員のような考え方で仕事をする人がいれば、当然そこには不協和音が生じます。

文化の浸透はオフィシャルなコミュニケーションによってなされます。例えば社長が企業理念とか、大事にする考え方などを直接社員に伝える場をつくるなどがこれにあたります。

リモートワークであれば、同時に人数を問わずトップのメッセージを伝えられるので、ここではリモートワークの利点を最大限に活用すべきです。

売上目標や海外進出の目標などをメインに話すトップもいますが、大企業になればなるほど、そのような目標は各部門の目標とはかけ離れたものになるので、トップの同じ時間を使って最大限の効果を出したいなら、その会社の文化をしっかり新入社員に伝えるのがよいです。

また、会社の考え方を明文化して新入社員へ配布するのも効果的です。ただ、現場の社員が普段これと違った行動をしているのではほとんど意味がないので、現場の社員が普段この考え方に従って行動している事が必要です。

7 技能系の新入社員研修は1回あたりの人数を減らしてスケジューリング

例えば実際に工場に設置された機械を操作するなどの技能系の研修が必要な場合は、1回の人数を減らして、回数を増やすスケジューリングをする事が重要です。

これまで集合研修で行っていたものを、可能であれば個人ごとに、それができない場合はできるだけ少人数に分けて研修を実施する必要があります。

消毒用のアルコールで手指を消毒するなどの衛生面の手順を手順書に加える事も必要です。

これまでよりも研修に必要な合計時間が増える訳なので、研修の効率化が必要です。研修担当者がいなくてもできる部分に関しては自習の形をとり、アウトプットされたものに関して指導するという形にするのも効果的です。

研修カリキュラムを見直して、個人別、あるいは少人数のグループで効率的に研修ができるものに変更しましょう。

8 リモートでの新入社員研修で気をつける事まとめ

これまでリアルで行われていた新入社員研修と求める成果は同じなので、その求める成果を出せるように、必要な対応をするというのが基本的な考え方です。

リモートワークのツールは大体のものが研修を実施するのに問題ないレベルなので、普段社内のリモートワークで使っているツールをそのまま使うのがよいです。

リモートでの新入社員研修では得られる情報量が減るので、意識してマンツーマンのコミュニケーションがとれる場を研修担当者が第三者としてつくってあげましょう。

新入社員が人間関係をつくる場も減るので、研修担当者が意識してアンオフィシャルなコミュニケーションをとる事ができる場をつくる事が必要です。

社風の浸透にはトップからのメッセージをライブ配信するなど、リモートワークの利点を最大限に活用してください。

リモートワークであっても、新入社員研修で求められる成果を得る事は可能です。

特に社内の人間関係をつくるなど、新入社員研修の目的として明示されていないもので、リアルでは自然とできていたけどもリモートでは難しいものを拾い上げてその差を埋める事によって、新入社員は早く活躍できるようになります。

試行錯誤が必要になる部分もあると思いますが、これらを意識して新入社員研修を行う事によって、リモートワークの状況下でもリアルに劣らない研修を行っていただけると思います。